צעדים ראשונים לפתיחת עסק

דודי בן דוד, עו"ד (MBA) המרכז לקידום זכיינות בישראל

15/08/2011

לקראת פתיחת עסק חדש בין אם זה בזכיינות כתוצאה מרכישת זיכיון ובין אם לאו, קיימות כמה פעולות פרוצדורליות אותן עליך לבצע עקב דרישות חוקיות או מסיבות אחרות. להלן פירוט הפעולות העיקריות אותן יהא עליך לבצע בסמוך לפתיחת עסק חדש

1. מדריכים מקצועיים לפתיחת עסק

רשות המיסים מעמידה לרשותכם את המדריך לעוסק החדש במע"מ (http://www.mof.gov.il/taxes) בו תוכלו לקבל מידע מפורט ביותר לגבי מי החייבים להירשם כעוסקים במע"מ, היכן נרשמים, מהם המסמכים שעליכם להביא בעת הרישום, מה לגבי הקמת שותפות, רישום החברה, רישום באמצעות מייצג, מהו "עוסק פטור", מי חייבים במע"מ, לפי מה נקבע המס, דיווח בעת הקפאת פעילות עסקית ומידע חשוב נוסף.
באתר המוסד לביטוח לאומי (http://www.btl.gov.il) תוכלו לקרוא את המדריך לעובד העצמאי.

2. רשיון להפעלת עסק

כ- 90 סוגי עסקים הם עסקים "טעוני רישוי", עסקים הזקוקים לרישיון לצורך הפעלתם, לפי חוק רישוי עסקים, תשכ"ח – 1968. עוד לפני שאתה פותח את העסק, עליך לפנות לעירייה ולברר מה הדרישות החוקיות לקבלת רשיון לעסק. בנוסף, עליך לוודא שהעסק נמצא במקום בו אין מניעה לקבל רשיון עסק מטעם הרשות המקומית.

באתר משטרת ישראל (http://www.police.gov.il) ובאתרי משרדי ממשלה נוספים, תוכלו לברר איך מקבלים רישיון עסק, לראות תרשים זרימה שימחיש לכם את כל הפעולות שעליכם לעשות ברשות המקומית (רשות הרישוי) ובמשטרה כדי לקבל את רישיון העסק, ולקבל נהלים והנחיות לרישוי עסקים.

כאשר מדובר ברכישת זיכיון מרשת הפועלת בזכיינות, היזם-הזכיין נעזר בשירותי הרשת הזכיינית ובכך קיימים סיכויים לקצר את הליך קבלת רישיון העסק.

3. רישום עסק ברשם החברות

אם החלטת (אחרי התייעצות עם איש מקצוע) להרשם כחברה בע"מ תוכל למצוא את רשם החברות השותפויות ושמות העסק, באתר משרד המשפטים (http://justice.gov.il/mojHeb).
עוד תוכלו למצוא בו הנחיות לרישום חברה ולרישום שותפות, טפסים לרישום ולדיווח והנחיות למילוי הטפסים. הנחיות בקשר לפירוק חברות וכן שיעורי אגרות מעודכנים.

באתר תוכלו לקבל מידע בנוגע לרישום חברה חדשה. כולל, מי יכול לייסד חברה, שם החברה ותכליתה, תקנון החברה, מניות, דיווח לרשם החברות ועוד.

ברוב עסקי הזכיינות הרשת המזכה, זו שמוכרת את הזיכיון דורשת מהזכיין להתאגד כחברה בע"מ ולנהל את עסקו (הזיכיון) בצורת התאגדות זו. חשוב להדגיש כי לא תמיד זה תנאי מחייב מטעם הרשת מוכרת הזיכיון.

4. רישום כעוסק מורשה במשרדי מע"מ

אם אתה פותח עסק עצמאי או בזכיינות בין אם בבעלות עצמית או במסגרת חברה, עליך להירשם כעוסק מורשה לצורכי מס ערך מוסף, וזאת לפני שאתה מתחיל בפעילות עסקית. במקרה של חברה תידרש להביא עימך בעת הרישום את התזכיר והתקנות של החברה וכן תידרש לתת את מספר חשבון הבנק שלך. אל תשכח להביא עימך את חותמת החברה. ניתן לבצע את פעולת הרישו במע"מ באמצעות מייצג (בד"כ רואה חשבון או יועץ מס). במקרה של חברה ניתן לקבל מספר עוסק מורשה זמני לפני שמתבצע רישום החברה ואולם יהא עליך להחליף את המספר לאחר קבלת מספר החברה.

5. הדפסת חשבוניות מס וניירת משרדית

מיד לאחר קבלת מספר עוסק מורשה, עליך להדפיס פנקסי חשבוניות מס. במידה ונרשמת כעוסק פטור (פחות שכיח בעסקי הזכיינות), ניתן להשתמש בפנקס קבלות רגיל עם חותמת של "עוסק פטור מס'…….. באותה הזדמנות כדאי גם להזמין את הניירת המשרדית הנחוצה לך – ניירות פירמה, מעטפות, כרטיסי ביקור וכו'. זכור כי ניירות הפירמה הם חלון הראווה שלך וכדאי להקפיד שיהיו מעוצבים בצורה מכובדת ומודפסים ברמה טובה. כאשר מדובר בעסק בזכיינות אזיי הרשת המזכה-מוכרת הזיכיון מחייבת את הזכיין להשתמש בלוגו של הרשת ולהשתמש בשפה הגראפית של הרשת הזכיינית. ברוב המקרים של עסקי הזכיינות מדובר אפילו בתנאי מחייב בחוזה הזיכיון.

6. הודעה לשלטונות מס הכנסה

במקביל לפתיחת התיק במע"מ, עליך להודיע לשלטונות המס על פתיחת העסק החדש שלך. תוכל לשלוח את ההודעה לשלטונות המס בדואר רשום ואולם היא חייבת להיות חתומה על ידך.

7. פתיחת חשבון בנק

לפני שאתה מתחיל בפעילות העסקית עליך לפתוח חשבון בנק עסקי באמצעותו תנהל את הפעילות הכספית של העסק. אם אתה פועל במסגרת חברה תידרש להציג בעת פתיחת החשבון העתקים של תזכיר החברה ותקנונה, וכן אישור של עורך-דין או רואה חשבון לגבי זכויות החתימה בחברה.

8. רישום כעצמאי בביטוח לאומי

אם אתה מנהל את עסקך כעצמאי או במסגרת שותפות, עליך להירשם כעצמאי במוסד לביטוח לאומי ולמלא שם דו"ח רב שנתי. החובה להירשם בביטוח לאומי חלה מיד עם פתיחת העסק או התחלת העיסוק.

9. מסי עירייה

עליך לפנות לעירייה ולהסדיר את מסי העירייה בהם אתה חייב. מדובר בדרך כלל בארנונה , מס עסקים ומס על שילוט. שים לב כי מס על שילוט הינו מס לעירייה ולא תמלוגים המשלומים לרשת בזכיינות על שימוש בשלטים מטעמה וכדומה.

10. פתיחת תיק ניכויים במס הכנסה ובביטוח לאומי

במידה ובכוונתך להעסיק עובדים יהא עליך לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה ובביטוח לאומי. לאחר פתיחת התיק ישלחו לך פנקסי תשלומים באמצעותם תבצע את הניכויים משכר העובדים.

11. הנהלת חשבונות

כבר בתחילת פעילות העסק עליך לברר מהן דרישות ניהול ספרים החלות עליך. הוראות מס הכנסה בנוגע לחובת ניהול ספרים שונות מעסק לעסק. עליך להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס לגבי ההוראות החלות עליך. באותה הזדמנות עליך לקבל ייעוץ לגבי תכנון מס. כלומר, כיצד עליך לארגן את העסק באופן שהמס שתחוייב בו יהיה מינימלי.

12. פרוטוקול הקמת חברה

במידה ואתה פועל במסגרת חברה, הרי שלאחר שביצעת את רישום החברה וקיבלת את תעודת הרישום, עליך לכנס אסיפה כללית ראשונה של בעלי המניות. באסיפה זו ימונו מנהלי החברה, תקבע כתובת המשרד הרשום ויוחלט על זכויות החתימה בחברה. לאחר קבלת ההחלטות המתאימות עליך להודיע לרשם החברות על מינוי המנהלים הראשונים בחברה ועל כתובת המשרד הרשום של החברה.

13. סליקת כרטיסי אשראי

אם תרצה לקבל תשלומים מלקוחותיך בכרטיסי אשראי עליך להיערך לכך מראש. צור קשר עם חברות האשראי והזמן את הנציג שלהם לפגישה. החברות הקיימות הן ישראכרט (גם לכרטיסי מאסטרכרט ואמריקן אקספרס) טל.:03-6364700, לאומי-כארד טל.: 03-6177766 וויזה כ.א.ל טל.: 03-5723572. כאשר מדובר בעסק הפועל בשיטת הזכיינות אז הרשת המזכה-מוכרת הזיכיון בדרך כלל יודעת להשיג תנאים מועדפים אצל חברת הסליקה והזכיין נהנה מתנאים אלה אשר באים לידי ביטוי בין היתר בעמלות מופחתות.

14. רישום לאגודה מקצועית

במידה וקיימת אגודה מקצועית המאגדת את העסקים מסוג העסק שלך, כדאי לקבל פרטים על פעילותה ולברר כדאיות הצטרפות כחבר לאגודה. כאשר מדובר בעסק בזכיינות מומלץ כי פרטי ההתקשרות עם הרשת הזכיינית יובאו למרכז לקידום זכיינות עוד בטרם חתימה על חוזה הזיכיון עם הרשת, בכך אתה כזכיין תיהנה מסל שירותים תוך ידיים מחבקות של יועצי המרכז ותסוך תחת מעטה המרכז. אתר המרכז לקידום זכיינות www.franchise.org.il

15. שילוט ופרסום

מומלץ לתלות שלט בולט במקום העסק כבר מן הפתיחה וכן להודיע על פתיחת העסק לעורכי המדריכים המסווגים כמו דפי זהב. כל עסק חדש זכאי לקבל רישום חינם בדפי זהב תחת הסיווג המתאים, אל תוותר על זכות זו.

16. הכשרת השימוש בטלפון

עליך להודיע לחברת בזק על השימוש בטלפון ולבצע הליך של החלפת שם, כך תוודא ששמך וכתובתך יופיעו במדריכי הטלפון ובדפי זהב. הטלפון הינו מכשיר עסקי חשוב ורצוי שיהיו לך בעסק כמה קווי טלפון. אם יש לך רק קו אחד כדאי להגיש בקשה לקבלת קווים נוספים.

17. הודעה לחברת חשמל

עליך להודיע לחברת החשמל על תחילת צריכת חשמל על פי שם העסק שלך. רצוי שחשבונות החשמל ישאו את שם העסק שלך שכן חשבונות החשמל הינם הוצאה מוכרת ויתויקו בחשבון ההוצאות של העסק (טל: 103).

18. ביטוח

עליך להתייעץ עם סוכן הביטוח שלך לגבי הביטוחים שיש לערוך לעסק. סוגי הביטוח הנפוצים ביותר לעסקים הינם: ביטוח מבנה ותכולה, חבות מעבידים, תאונות אישיות (צד ג'), ביטוחי חיים ומנהלים, אחריות מקצועית. במידה ורכשת זיכיון של רשת זכיינית, ברוב המקרים יודעת הרשת להשיג לזכיינים שלה תנאי פוליסה מועדפים. עם זאת תמיד כדאי לבדוק עם הסוכן שלך ולערוך השוואה בין ההצעות.

19. קופות גמל וקרן השתלמות

שלטונות המס מקנים הטבות מס על סכומים המופרשים לקופות גמל ולקרנות השתלמות לעצמאיים, מומלץ לפתוח קופת גמל וקרן השתלמות ולנצל את הטבות המס הכרוכות בכך. התייעץ עם יועץ המס שלך בעניין זה.

20. משהו לסיום

חשוב לציין כי לאורך כל הדרך מומלץ להתייעץ עם עורכי דין, רואי חשבון ויועצים עסקיים. בעסקים "רגילים" שאינם בזכיינות מומלץ להיעזר בשירותים של מט"י. לעסקים בתחומי הזכיינות מומלץ בחום להיעזר במרכז לקידום זכיינות www.franchise.org.il.

חשוב גם להדגיש כי רכישה של זיכיון על ידי רשת זכיינית מקצרת הליכים ולרוב רשת זכיינית איכותית, נותנת סיוע לזכיינים שלה לאורך כל הדרך – בתקופה שלפני הקמת העסק ולאחר פתיחת הזיכיון.